Program Peningkatan Kualitas Metoda DMAIC Six Sigma
 |
| Six Sigma |
a. Define (D)
Langkah ini adalah langkah
operasional awal dalam program peningkatan kualitas six sigma. Pada
tahap define ada 2 hal yang perlu dilakukan yaitu:
·
Mendefinisikan proses inti perusahan
Proses inti adalah suatu rantai
tugas, biasanya mencakup berbagai departemen atau fungsi yang mengirimkan nilai
(produk, jasa, dukungan, informasi) kepada para pelanggan eksternal. Dalam hal
pemilihan tema Six Sigma pertama-tama yang dilakukan adalah mempertimbangkan
dan menjelaskan tujuan dari suatu proses inti akan dievaluasi. (Peter S.
Pende, 2000)
·
Mendefinisikan kebutuhan spesifik kebutuhan pelanggan
Langkah selanjutnya adalah
mengidentifikasi pemain paling penting didalam semua proses, yakni pelanggan,
pelanggan bisa internal maupun eksternal adalah tugas Black Belt dan tim
untuk menentukan dengan baik apa yang diinginkan pelanggan eksternal. Pekerjaan
ini membuat suara pelanggan (voice to customer – VOC) menjadi hal
yang menantang. Dalam hal mendefinisikan kebutuhan spesifik dari pelanggan
adalah memahami dan membedakan diantara dua kategori persayaratan kritis, yaitu
persyaratan output dan persyartan pelayanan. (Peter S. Pende, 2000)
Persyaratan output berkaitan dengan
karakteristik dan atau features dari produk akhir (barang/jasa) yang diserahkan
kepada pelanggan pada akhir dari suatu proses. Dalam hal ini dapat saja
berbagai macam persyaratan output, tetapi pada dasarnya semua itu berkaitan
dengan daya guna (usability) dan efektivitas dari produk akhir itu di
mata pelanggan. (Vincent Gaspersz, 2002 : 64)
Tahap ini mendefinisikan beberapa
hal yang terkait dengan:
- Pendefinisian Kriteria Pemilihan Proyek Six Sigma,
dimana pemilihan proyek terbaik adalah berdasarkan identifikasi proyek
yang terbaik sepadan dengan kebutuhan, kapabilitas, dan tujuan organisasi
sekarang.
- Pendefinisian Peran Orang-orang yang Terlibat dalam
Proyek Six Sigma sesuai dengan pekerjaannya
- Pendefinisian Kebutuhan Pelanggan dalam Proyek Six
Sigma berdasarkan kriteria pemilihan proyek Six Sigma dimana
proses transformasi pengetahuan dan metodologi Six Sigma melalui
sistem pelatihan yang terstruktur dan sistematik untuk kelompok orang yang
terlibat dalam program Six Sigma.
- Pendefinisian Proses Kunci Beserta Pelanggan dari
Proyek Six Sigma yang dilakukan sebelum mengetahui model proses
“SIPOC (Suppliers-Inputs-Processes-Outputs-Customers)”. SIPOC
adalah alat yang berguna dan paling banyak digunakan dalam manajemen dan
peningkatan proses. Atau “SIRPORC (Suppliers-Inputs Requirements-Processes-Output
Requirements-Customers) apabila kebutuhan Input dan Output dimasukkan
ke dalam SIPOC dan persyaratan Output harus berkaitan langsung dengan
kebutuhan pelanggan.
- Pendefinisian Kebutuhan Spesifik dari Pelanggan yang
Terlibat dalam Proyek Six Sigma
- Pendefinisian Pernyataan Tujuan Proyek Six Sigma,
dimana pernyataan tujuan proyek yang harus ditetapkan untuk setiap proyek Six
Sigma terpilih adalah benar apabila mengikuti prinsip SMART, yaitu Spesifik,
Measureable, Achievable-Result-oriented, Time-bound.
- Daftar Periksa pada Tahap DEFINE (D) untuk
memudahkan sekaligus meyakinkan kita bahwa kita telah menyelesaikan tahap DEFINE
(D) dengan baik.
b. Measure (M)
Dalam langkah yang kedua dalam
tahapan operasional pada program peningkatan kualitas Six Sigma terdapat
3 hal pokok yang dilakukan yaitu: (Vincent Gaspersz, 2002: 72-198)
- Menentukan karakteristik kualitas kunci
CTQ ditetapkan berhubungan langsung
dengan kebutuhan spesifik pelanggan yang diturunkan secara langsung dari
persyaratan – persayaratan output dan pelayanan. Dalam buku lain menyebutkan
bahwa karakteristik kualitas sama dengan jumlah kesempatan penyebab cacat (opportunities
to failure). (Breyfogle III, Forest W, 1999: 140)
- Mengembangkan rencana pengumpulan data
Pada dasarnya pengukuran karakteristik
kualitas dapat dilakukan pada tiga tingkat, yaitu:
- Rencana pengukuran tingkat proses, adalah mengukur
setiap langkah atau aktivitas dalam proses dan karakteristik kualitas
input yang diserahkan oleh pemasok yang mengendalikan dan mempengaruhi
karaktersitik kualitas output yang diinginkan. Tujuan dari pengukuran ini
adalah mengidentifikasi setiap perilaku yang mengatur setiap langkah dalam
proses.
- Pengukuran tingkat output, mengukur karakteristik
kualitas output yang dihasilkan suatu proses dibandingkan dengan
karakteristik kualitas yang diinginkan pelanggan.
- Rencana pengukuran tingkat outcome, mengukur
bagaimana baiknya suatu produk atau jasa itu memenuhi kebutuhan spessifik
dari pelanggan. Jadi pada tingkat ini adalah mengukur kepuasan pelanggan
dalam menggunakan produk dan/atau jasa yang diserahkan kepada pelanggan. (Vincent
Gaspersz, 2002: 96)
- Pengukuran baseline kinerja
Peningkatan kualitas six sigma
yang telah ditetapkan akan berfokus pada upaya-upaya yang giat dalam
peningkatan kualitas menuju kegagalan nol (zero defects) sehingga
memberikan kepuasan total kepada pelanggan. Maka sebelum peningkatan kualitas six
sigma dimulai, kita harus mengetahui tingkat kinerja sekarang atau dalam
terminologi Six Sigma disebut sebagai baseline kinerja. Setelah
mengetahui baseline kinerja maka kemajuan peningkatan-peningkatan yang
dicapai dapat diukur sepanjang masa berlaku Six Sigma:
- Pengukuran baseline kinerja pada tingkat proses,
biasanya dilakukan apabila itu terdiri dari beberapa sub proses.
Pengukuran kinerja pada tingkat proses akan memberikan baganan secara
jelas dan konprehensif tentang segala sesuatu yang terjadi dalam sub
proses itu.
- Pengukuran baseline kinerja pada tingkat output,
dilakukan secara langsung pada produk akhir yang akan diserahkan pada
pelanggan. Pengukuran dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana output
akhir dari proses itu untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari pelanggan,
sebelum produk itu diserahkan pada pelanggan.
- Pengukuran baseline kinerja pada tingkat outcome,
dilakukan secara langsung pada pelanggan yang menerima output (produk dan
jasa) dari suatu proses.
Ukuran hasil baseline kinerja
yang digunakan dalam Six Sigma adalah tingkat DPMO (Defects Per
Millions Oppurtunities) dan pencapaian tingkat sigma. (Vincent Gaspersz,
2002 : 99)
c. Analyze (A)
Analyze merupakan langkah operasional ketiga dalam program
peningkatan kualitas. Pada tahap ini, tiga hal yang perlu dilakukan yaitu:
- Menentukan stabilitas dan kemampuan proses
Proses industri harus dipandang
sebagai suatu penigkatan terus-menerus, yang dimulai dari sederet siklus sejak
adanya ide-ide untuk menghasilkan suatu produk (barang dan/atau jasa),
pengembangan produk, proses produksi, sampai kepada distribusi kepada
pelanggan. Berdasarkan informasi sebagai umpan balik yang dikumpulkan dari
pengguna produk itu dapat dikembangkan ide untuk menciptakan produk baru atau
memperbaiki produk lama beserta proses produksinya.
Dalam menentukan apakah suatu proses
berada dalam kondisi stabil dan mampu, maka akan dibutuhkan alat-alat statistika
sebagai alat analisis. Prosedur lengkap penggunaan alat-alat statistik untuk
pengembangan industri menuju stabil dan mampu (stability dan capability).
Berikut adalah pengertian ukuran dari proses stabil dan proses yang mampu
ditunjukkan pada Tabel 9.2:
Tabel 2. Stabilitas
dan Kapabilitas Proses
Status Proses
|
No.
|
Stabilitas
|
Kapabilitas
|
Situasi
|
Analisis
|
1.
|
Tidak
|
Tidak
|
- Keadaan proses diluar
pengendalian
- Proses akan menghasilkan
produk cacat terus menerus (keadaan kronis)
|
Sistem industri berada dalam kondisi
paling buruk
|
2.
|
Ya
|
Tidak
|
- Keadaan proses didalam
pengendalian
- Proses masih menghasilkan
cacat
|
Sistem industri berada dalam
status antara menuju peningkatan kualitas global
|
3.
|
Ya
|
Ya
|
- Keadaan proses berada dalam
pengendalian
- Proses tidak menghasilkan
produk cacat (zero defect)
|
Sistem industri berada dalam
kondisi dalam baik, merupakan target Six Sigma
|
4.
|
Tidak
|
Tidak
|
Proses berada di luar pengendalian
proses menimbulkan masalah kualitas secara sporadis
|
Sistem industri tidak dapat
diperkirakan (unpredictable) dan tidak diinginkan oleh manajemen
industri
|
(Vincent
Gaspersz, 2002 : 203)
- Menentukan target kinerja dari karakteristik kualitas
kunci
Setelah melakukan analisis
kapabilitas maka langkah selanjutnya adalah menetapkan target-target kinerja
dari setiap karakteristik kualitas kunci untuk ditingkatkan. Konseptual
penetapan target kinerja dalam program pendekatan kualitas Six Sigma
merupakan hal yang sangat penting, oleh karena itu harus mengikuti prinsip dari
SMART (specific-measurable-achievabl-result oriented-time bound) yaitu :
·
- Specific, target
kinerja berkaitan langsung dengan peningkatan kinerja dari setiap
karakteristik kualitas kunci yang berkaitan langsung dengan kebutuhan
pelanggan dan mempengaruhi kepuasan pelanggan.
- Measurable, target kinerja harus dapat diukur dengan menggunakan
indikator pengukuran yang tepat, guna mengevaluasi keberhasilan,
peninjauan ulang, dan tindakan perbaikan di waktu mendatang.
- Achievable, target kinerja peningkatan kualitas harus dapat
dicapai melalui usaha yang menantang.
- Result-oriented, target kinerja dari peningkatan kualitas harus
berfokus pada hasil-hasil berupa peningkatan kinerja karakteristik kualitas
kunci.
- Time-bound, target kinerja harus menetapkan batas waktu pencapaian
target karakteristik kualitas kunci dan target tersebut harus tercapai
pada batas waktu yang telah ditetapkan.
- Mengidentifikasi sumber-sumber dan akar penyebab
masalah kualitas
Dalam program peningkatan kualitas Six
Sigma membutuhkan identifikasi masalah secara tepat, menemukan sumber dan
akar penyebab dari masalah kualitas tersebut, dan mengajukan solusi masalah
yang efektif dan efisien. (Vincent Gaspersz, 2002 : 201-280)
Pada proses analyze terdapat
pemilihan peta kontrol yang disini digunakan peta kontrol-u karena data yang
digunakan adalah data atribut dengan ukuran sampel yang berbeda-beda. Data yang
dikumpulkan berupa jumlah ketidaksesuaian dalam sampel. Banyaknya ketidaksesuaian
rata-rata per unit dapat dicari dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
………………….(3)
d. Improve (I)
Setelah sumber-sumber dan akar
penyebab masalah kualitas teridentifikasi, maka perlu dilakukan penetapan
rencana tindakan untuk melakukan peningkatan kualitas Six Sigma. Pada
dasarnya rencana-rencana tindakan akan mendeskripsikan tentang alokasi
sumber-sumber daya serta prioritas dan/atau alternatif yang dilakukan dalam
implementasi dari rencana tersebut.
Menetapkan Suatu Rencana Tindakan
untuk Melakukan Peningkatan Kualitas Six Sigma:
·
- Dilakukan setelah sumber-sumber dan akar penyebab
masalah kualitas teridentifikasi
- Rencana Tindakan mendeskripsikan tentang
alokasisumber-sumber daya serta prioritas dan/atau alternatif yang
dilakukan dalam implementasi dari rencana itu
- Untuk mengembangkan rencana tindakan dapat menggunakan
metode 5W-2H
Tabel 3.
Rencana Tindakan dengan Metode 5W-2H
Jenis
|
5W2H
|
Deskripsi
|
Tindakan
|
Tujuan utama
|
What
|
Apa yang menjadi target utama dari
perbaikan/peningkatan kualitas?
|
Merumuskan target sesuai dengan
kebutuhan konsumen
|
Alasan kegunaan
|
Why
|
Mengapa rencana tindakan itu
diperlukan?Penjelasan tentang kegunaan dari rencana tindakan yang dilakukan
|
Lokasi
|
Where
|
Di mana rencana tindakan itu akan
dilaksanakan?Apakah aktivitas itu harus dikerjakan di sana?
|
Mengubah urutan aktivitas atau
mengkombinasikan aktivitas-aktivitas yang dapat dilaksanakan bersama
|
Urutan
|
When
|
Bilamana aktivitas rencana
tindakan itu akan terbaik untuk dilaksanakan?Apakah aktivitas itu dapat
dikerjakan kemudian?
|
Orang
|
Who
|
Siapa yang akan mengerjakan
aktivitas rencana tindakan itu?Apakah ada orang lain yang dapat mengerjakan
aktivitas rencana tindakan itu?Mengapa harus orang itu yang ditunjuk untuk
mengerjakan aktivitas itu?
|
Metode
|
How
|
Bagaimana mengerjakan aktivitas
rencana tindakan itu?Apakah metode yang digunakan sekarang, merupakan metode
terbaik?Apakah ada cara lain yang lebih mudah?
|
Menyederhanakan
aktivitas-aktivitas rencana tindakan yang ada
|
Biaya/manfaat
|
How much
|
Berapa biaya yang dikeluarkan
untuk melaksanakan aktivitas rencana tindakan ini?Apakah akan memberikan
dampak positif pada pendapatan dan biaya (meningkatkan efektifitas dan
efisiensi), setelah melaksanakan rencana tindakan itu?
|
Memilih rencana tindakan yang
paling efektif dan efisien
|
- Tim Proyek dapat menggunakan metode pendekatan dengan
menggunakan alat sepert: diagram CEDAC (Cause Effect Diagram with
Additional Curve) atau FMEA (Failure Mode and Effect Analysis).
- Efektivitas dari rencana tindakan yang dilakukan akan
tampak dari:
- Penurunan persentase biaya kegagalan kualitas (COPQ)
terhadap nilai penjualan total sejalan dengan meningkatnya Kapabilitas
Sigma
- penurunan DPMO menuju target kegagalan nol (zero
defect) atau mencapai kapabilitas proses pada tingkat lebih besar
atau sama dengan 6-sigma
Untuk memudahkan sekaligus
meyakinkan bahwa kita telah menyelesaikan tahap IMPROVE (I) dengan baik,
maka daftar periksa yang ditampilkan dapat dijadikan panduan atau pedoman
kerja. Jika semua pertanyaan dalam daftar periksa itu telah dijawab dengan YA,
maka berarti kita boleh melangkah ke tahap berikutnya, yaitu tahap CONTROL
(C).
e. Control (C)
Sebagai bagian dari pendekatan Six
Sigma, perlu adanya pengawasan untuk meyakinkan bahwa hasil yang diiginkan
sedang dalam proses pencapaian. Hasil dari tahap improve harus
diterapkan dalam kurun waktu tertentu untuk dapat dilihat pengaruhnya terhadap
kualitas produk yang dihasilkan. Pada tahap ini hasil-hasil peningkatan
kualitas didokumentasikan dan disebarluaskan, praktek-praktek terbaik yang
sukses dalam meningkatkan proses distandarisasikan dan disebarluaskan,
prosedur-prosedur didokumentasikan dan dijadikan pedoman kerja standar, serta
kepemilikan atau tanggung jawab ditransfer dari tim Six Sigma kepada
pemilik atau penanggung jawab proses.
Selain dengan menggunakan
langkah-langkah DMAIC yang telah disebutkan di atas, six digma juga menggunakan
metodologi DMADV (Define – Measure – Analyze – Design
– Verify). DMAIC digunakan untuk meningkatkan proses yang sudah ada
sebelumnya, sedangkan DMADV digunakan untuk menghasilkan desain produk atau
proses baru untuk kinerja proses yang dapat diprediksikan dan bebas defect.
DMADV, seperti halnya DMAIC, juga
terdiri atas lima langkah yang harus dilaksanakan, yaitu:
- Define:
mendefinisikan tujuan-tujuan dari aktivitas desain yang konsisten dengan
keinginan konsumen dan strategi bisnis perusahaan.
- Measure:
mengukur dan mengidentifikasi CTQ (critical to quality),
kapabilitas produk, kapabilitas proses produksi, dan taksiran resiko.
- Analyze:
menganalisa alternatif-alternatif yang dirancang dan dibangun, menciptakan
rancangan tingkat atas dan mengevaluasi kapabilitas rancangan untuk
memilih rancangan yang terbaik.
- Design:
merancang detail, mengoptimalkan rancangan, dan merencanakan verivikasi
rancangan. Fase ini mungkin saja membutuhkan proses simulasi.
- Verify:
menguji rancangan dan mengimplementasikan proses p
