Project Preparation ERP (Study Kasus Rumah Sakit)

Project Preparation ERP (Study Kasus Rumah Sakit)

1.      Project Preparation

Rumah Sakit Dr. Hasan Sadikin Bandung menyadari akan pentingnya penerapan ERP sebagai sarana integrasi data yang dapat meningkatkan pelayanan rumah sakit tersebut dimasa depan. Rumah Sakit memerlukan konektifitas data yang intensif karena aliran informasi menjadi amat vital dan informasi tersebut menjadi tidak bernilai jika terlambat untuk disampaikan pada waktunya. Manajemen menyadari bahwa seperti halnya perusahaan yang akan kehilangan kesempatan meraih penjualan, rumah sakit bukan lagi bicara kehilangan keuntungan tetapi lebih krusial lagi yaitu bersangkutan dengan kehilangan nyawa manusia.

Manajemen RSHS menginginkan focus dari ERP tersebut ialah untuk meningkatkan kualitas layanan kesehatan dan operational efficiency dengan mereduksi cost dan mengoptimalkan operasi-operasi proses yang ada. Penerapan ERP juga diharapkan dapat memaksimasi profit seiring dengan meningkatnya pelayanan kesehatan yang effisien. Effisiensi yang ingin dilakukan perusahaan dengan menerapkan ERP ini ialah Effisiensi dalam hal Supply Chain Managemen, Inventory Management, Patient Relationship Management, Human Resource, Finance dan Methode Transaksi Pembayaran. Manajemen percaya dengan mengoptimasi bisnis proses dan teknologi yang ada pada saat implementasi ERP dilakukan.

Struktur Organisasi Proyek

Langkah berikutnya dalam mempersiapkan project penerapan ERP ini, Manajemen RSHS membentuk sebuah organisasi project, tim yang terdiri dari internal RSHS dan eksternal perusahaan (dari pihak vendor  yang dipilih dan konsultan proyek). Tim ini bertanggung jawab atas keberhasilan penerapan ERP di RSHS dan memiliki kemampuan dalam hal memanage semua resource yang dibutuhkan baik waktu, tenaga, dana dll.

Dari struktur organisasi yang dimiliki oleh RSHS, management RSHS mengambil anggota tim dari masing-masing direktorat inti yang berkaitan langsung dengan bisnis proses Rumah Sakit yaitu Direktorat Medik & Keperawatan, Direktorat Keuangan, Direktorat SDM & Pendidikan, Direktorat Umum & Operasional.

Berikut struktur organisasi proyek yang dibuat oleh manajemen RSHS untuk menangani proyek penerapan ERP ini:

Executive Kickoff Meeting

Setelah rancangan organisasi proyek penerapan ERP ini terbentuk, Manajemen RSHS melakukan pertemuan dengan calon anggota tim, meeting ini dimaksudkan untuk menyatukan gambaran keinginan perusahaan dalam penerapan ERP kepada semua anggota tim. Pada meeting tersebut juga dilakukan pengangkatan project director (ketua proyek). Kemudian ketua tim bersama dengan persetujuan dari pihak manajemen RSHS (Executif) melakukan perumusan modul-modul apa saja yang ingin diterapkan dan  memang benar-benar dibutuhkan di RSHS. Rumusan ini tertuang dalam Technical Requirement. Hasil lain dari pertemuan ini ialah jadwal implementasi sementara, perhitungan sementara budget yang dibutuhkan dan sumber daya apa saja yang kemungkinan akan dibutuhkan. Jadwal, budget dan resource akan dibuat lebih detail pada blueprint phase.

Technical Requirement

Dalam melakukan implementasi ERP RSHS melakukan pendekatan strategi penerapan Best of Breed.   Dengan pertimbangan RSHS menginginkan fungsionalitas user yang spesifik dan memilih modul terbaik dari tiap vendor. Untuk itu perusahaan memilih vendor Oracle dengan jenis software J.D Edwards. lebih mengedepankan aspek keluwesan (flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul aplikasi software di dalamnya  dan dinilai sesuai dengan kondisi rumah sakit.

RSHS menginginkan sistem mampu untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan dengan spesifikasi sebagai berikut:

1. Modul Medis

Modul ini akan membantu dalam mencapai fungsi berikut:

a)      Fokus pada pengobatan/pelayanan Prima dari sebuah Rumah Sakit terhadap Pasien

b)      Menciptakan Pendaftaran Pasien dari kedua jenis IPD dan OPD dan memelihara catatan semua informasi pasien.

c)       Penjadwalan pasien dan pemeliharaan data tersebut.

d)      Penanganan keperluan Laboratorium tepat dari pembuatan permintaan Lab untuk Laporan Laboratorium.

e)      Memelihara catatan yang diberikan oleh Resep Dokter kepada Pasien.

f)       Standarisasi perlakuan penyakit dan pengobatan (ICD-10 / ICD-10-PCS).

g)      Sistem pencatatan Klinis Pasien yang 100% paperless (tanpa kertas)

h)      Konfigurasi yang sangat mudah untuk menyimpan catatan Informasi Rumah Sakit.

i)        Manajemen Keuangan Rumah Sakit.

j)        Stok Obat, Manajemen Gudang dan Penyaluran.

k)      Pembuatan berbagai jenis laporan seperti Lab / Laporan patologis, Laporan Pasien.

l)        Pembuatan Kartu Pendaftaran Pasien.

m)    Dibuat berdasarkan standar Manajemen Industri.

2. Modul Penjualan.

Modul ini memenuhi semua kebutuhan Penjualan Rumah Sakit dan  Farmasi.

3. Modul Pembelian.

Modul ini memenuhi semua kebutuhan Pembelian di Rumah Sakit dan  Farmasi.

4. Modul Gudang.

Modul ini membantu dalam mengelola Persediaan dari Rumah Sakit dan  Farmasi.

5. Modul Akuntansi.

Modul ini membantu dalam pengelolaan semua Kebutuhan Keuangan Rumah Sakit.

6. Modul Sumber Daya Manusia.

Modul ini membantu dalam pengelolaan Tenaga Kerja dan Penggajian di Rumah Sakit.

7. Modul Administrasi.

Modul ini membantu dalam pembuatan pengguna yang berbeda dan  memberikan mereka hak akses sesuai dengan kebutuhan Rumah Sakit.

8. Modul Manajemen Dokumen.

Modul ini membantu dalam penataan dokumen dari direktori dan tempat yang berbeda-beda dari Rumah Sakit.

9. Modul Point of Sale (POS).

Modul ini membantu dalam pengelolaan apotek/toko/kantin/restoran dari Rumah Sakit.

10. Modul Patient Relationship Management

Modul ini membantu dalam memanage kepuasan konsumen RSHS.

http://www.mentaya.co.id/mty16/index.php/sample-sites-2/erp-rumah-sakit

http://blog.uad.ac.id/ariyanto2008/2011/03/24/tugas-erp-ii/

http://www.rshs.or.id

7 Prinsip Organisasi Ideal Max Weeber

7 Prinsip Organisasi Ideal Max Weeber

Salah satu dasar pemikiran yang dominan dalam perjalanan evolusi konsep desain organisasi adalah prinsip Max Weber tentang organisasi ideal. Konsep Max Weber tersebut kemudian dikenal dengan istilah birokrasi. Birokrasi itu sendiri berasal dari gabungan kata biro (bureau) yang artinya kantor, tempat kerja, office desk dan krasi (kratia/kratos) yang artinya kekuatan atau peraturan.

Sebagai teori manajemen klasik, konsep Max Weber mengenai prinsip organisasi ideal dan birokrasi memberikan pondasi bagi munculnya pemikiran-pemikiran baru perihal desain organisasi. Sayangnya, birokrasi kini identik dengan ketidakefisienan, kaku, dan sikap malas sehingga istilah birokrasi selalu dikonotasikan negatif. Padahal, birokrasi bukan masalah baik atau buruk. Bukan pula positif-negatif. Ia hanyalah sebuah desain organisasi yang melalui perlakuan tertentu bisa berjalan efisien.

Dalam perspektif Max Weber, terdapat 7 prinsip dasar yang perlu diterapkan dalam membangun organisasi agar dapat mencapai tujuannya. Ketujuh prinsip tersebut adalah (Stephen Robbin):

    Pembagian Kerja. Pekerjaan dipecah-pecah sehingga jelas pembagian masing-masing anggota.

    Hirarki kewenangan yang jelas. Struktur organisasi disusun bertingkat dan memastikan jabatan yang lebih rendah berada di bawah supervisi dan kontrol dari yang lebih tinggi. Garis komando dan garis koordinasi diciptakan untuk meperjelas alur pelaporan diantara anggota organisasi.

    Formalisasi yang tinggi. Untuk mengatur perilaku anggota organisasi, perlu disusun peraturan dan prosedur formal sebagai sebuah sistem. Poin ini sangat relevan dengan besaran organisasi. Semakin organisasi tumbuh besar, maka perlu ada formalisasi agar semua hal berjalan standar.

    Impersonal. Tindakan dan keputusan yang berlaku di dalam organisasi tidak melibatkan perasaan pribadi. Tidak diperbolehkan konflik kepentingan berperan dalam pengambilan keputusan

    Keputusan personalia berdasarkan kemampuan. Keputusan tentang promosi, seleksi, didasarkan atas kualifikasi, keberhasilan atau prestasi. Organisasi harus menciptakan merit sistem berjalan secara sesuai.

    Adanya jenjang karir bagi anggota organisasi. Prinsip ini mengasumsikan bahwa keanggotaan organisasi seseorang adalah seterusnya (continuous basis). Dengan jenjang karir diharapkan anggota dapat mengejar karir dan menjaga komitmen terhadap organisasi.

    Pemisahan yang jelas kehidupan pribadi dan organisasi. Dalam organisasi ideal, pengambilan keputusan dilakukan semaksimal mugkin berjalan rasional. Artinya, anggota organisasi harus dapat memisahkan kehidupan organisasi dan kehidupan organisasi.

Bureaupathology

Salah satu kritik terhadap birokrasi adalah munculnya penyakit Biropatologi. Biropatologi dapat diartikan sebagai perilaku pengambil keputusan yang terlalu taat kepada peraturan formal sehingga mengakibatkan birokrasi berjalan lamban, kaku, dan tidak efisien. Prinsip “formalisasi” memberikan perlindungan untuk bersembunyi dibalik peraturan. Ini mungkin PR besar bagi pelaku organisasi bagaimana mendesain organisasi yang ramping, dengan mengecilkan potensi terjadinya efek samping dari birokrasi.

Sumber : Teori Organisasi - Stephen Robbin

Contoh aplikasi penggunaan decision tree di industri

Contoh aplikasi penggunaan decision tree di industri

Beberapa contoh pemakaian Decision Tree adalah antara lain:

·         Dapat membantu untuk mendiagnosa penyakit tertentu, seperti hipertensi, kanker, stroke, dan lain-lain, sehingga dapat mempermudah dalam industri rumah sakit

·         Untuk membantu kita dalam memilih barang yang akan dibeli sesuai dengan kriteria dari kebutuhan barang tersebut.

·         Untuk memilih pegawai teladan dalam suatu perusahaan dengan kriteria tertentu.

·         Dapat membantu mendeteksi gangguan pada jaringan komputer perusahaan seperti untuk mendeteksi virus di computer.

Contoh Kasus:

1.       Sebuah perusahaan sedang mempertimbangkan apakah harus tender untuk dua kontrak (MS1 dan MS2) yang ditawarkan dari sebuah departemen pemerintah untuk penyediaan komponen-komponen tertentu. Perusahaan ini memiliki tiga pilihan:

·         tender MS1 saja; atau

·         tender untuk MS2 saja; atau

·         tender baik MS1 dan MS2.

Jika tender yang disampaikan perusahaan akan dikenakan biaya tambahan. Biaya ini harus sepenuhnya diperoleh kembali dari harga kontrak. Risikonya, tentu saja, adalah bahwa jika tender tidak berhasil perusahaan akan telah membuat kerugian.

Biaya tender untuk kontrak hanya MS1 adalah £ 50.000. Biaya pasokan komponen jika tender berhasil akan £ 18.000. Biaya tender untuk kontrak hanya MS2 adalah £ 14.000. Biaya pasokan komponen jika tender berhasil akan £ 12.000. Biaya tender untuk kedua MS1 kontrak dan kontrak MS2 adalah £ 55.000. Pasokan komponen biaya jika tender berhasil akan menjadi £ 24.000.

Untuk setiap kontrak, harga tender mungkin telah ditentukan. Selain itu, penilaian subyektif telah dibuat dari probabilitas mendapatkan kontrak dengan harga tender tertentu seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Catatan di sini bahwa perusahaan hanya bisa mengirimkan satu tender dan tidak bisa, misalnya, menyerahkan dua tender (dengan harga yang berbeda) untuk kontrak yang sama.

Pohon keputusan untuk masalah ditampilkan di bawah.

2.       Metal Penemuan Group (MDG) adalah perusahaan yang dibentuk untuk melakukan eksplorasi geologi tanah dalam rangka untuk memastikan apakah deposit logam signifikan (layak eksploitasi komersial lebih lanjut) hadir atau tidak. MDG saat ini memiliki opsi untuk membeli langsung sebidang tanah untuk 3m £.

Jika MDG melakukan pembelian sebidang tanah ini maka akan melakukan eksplorasi geologi tanah. Pengalaman masa lalu menunjukkan bahwa untuk jenis bidang tanah yang dipertimbangkan eksplorasi geologi biaya sekitar £ 1 juta dan hasil deposito logam yang signifikan dengan probabilitas sebagai berikut:

·         mangan 1%

·         emas 0,05%

·         perak 0,2%

Jika mangan ditemukan maka sebidang tanah dapat dijual untuk £ 30 juta, jika emas ditemukan maka sebidang tanah dapat dijual untuk 250 m £ dan jika perak menemukan sebidang tanah dapat dijual untuk £ 150m. jika mereka ingin, membayar £ 750.000 untuk hak untuk melakukan eksplorasi tes tiga hari sebelum memutuskan apakah akan membeli sebidang tanah atau tidak. Seperti tiga hari tes eksplorasi hanya dapat memberikan indikasi awal apakah deposit logam signifikan hadir atau tidak dan pengalaman masa lalu menunjukkan bahwa tiga hari tes eksplorasi biaya £ 250.000 dan menunjukkan bahwa deposit logam signifikan yang hadir 50% dari waktu.Jika eksplorasi tes tiga hari menunjukkan deposit logam signifikan maka kemungkinan menemukan peningkatan mangan, emas dan perak untuk 3%, 2% dan 1% masing-masing. Jika eksplorasi tes tiga hari gagal untuk menunjukkan deposit logam signifikan maka kemungkinan menemukan penurunan mangan, emas dan perak menjadi 0,75%, 0,04% dan 0,175% masing-masing.

Analisis Penentuan Kategori untuk Variabel Prediktor

Analisis Penentuan Kategori untuk Variabel Prediktor

Pada pembuatan decision tree dalam sistem pendukung keputusan, dari variabel prediktor yang ada, kami membuat kategori-kategori di dalam variabel tersebut. Variabel keputusan yang belum memiliki pembagian yang jelas harus dikategorikan, karena agar dapat digunakan untuk membuat decision tree data-data tersebut harus dikelompokkan terlebih dahulu supaya pembagiannya jelas dan decision tree menjadi lebih efisien. Makin banyak kategori yang ada dalam suatu variabel prediktor maka makin akurat juga keputusan yang akan dihasilkan. Ada dua variabel prediktor yang kami kategorikan yaitu antara lain:

·            Gaji

          Variabel gaji ini kami bagi menjadi tiga kategori yaitu:

-Rendah, dengan range 900.000-2.000.000 rupiah

-Sedang, dengan range 2.000.000-3.500.000 rupiah

-Tinggi, dengan range 3.500.000-6.500.000 rupiah

- 

·            Usia

          Variabel usia ini kami bagi menjadi tiga kategori yaitu:

-Muda, dengan range 19-25 tahun

-Sedang, dengan range 26-35 tahun

-Tua, dengan range 36-46 tahun

Batas atas dan batas bawah dari pembagian kategori gaji dan usia ini kami dapatkan dari nilai terkecil dan terbesar dari data variabel prediktor yang telah ada, kemudian pengelompokkan berdasarkan range tersebut kami asumsikan berdasarkan logika yang sesuai dengan keadaan nyata. Seperti range usia muda yaitu 19-25 tahun masih dikatakan muda untuk usia seseorang.

Analisis Variabel Prediktor

Analisis Variabel Prediktor

Pada pembuatan decision tree dalam proses pengambilan keputusan, terdapat variable-variabel yang digunakan untuk membantu kita untuk mengambil keputusan yang disebut variable predictor. Variabel predictor dijadikan sebagai pertimbangan dari suatu data dalam pengambilan keputusan, variabel ini dapat menggambarkan karakteristik data.

Dari suatu variable prediktor, kategori yang dimiliki dapat berjumlah lebih dari satu dan bersifat kualitatif serta kuantitatif, makin banyak kategori yang ada maka makin akurat juga hasil pengambilan keputusan yang didapatkan. Adapun variable-variabel yang kami gunakan dalam membuat decision tree untuk menentukan bonus pegawai pada Divisi Sumber Daya Manusia ini adalah:

·         Marital Status (Status Pernikahan)

Variabel ini menggambarkan status pernikahan dari para pegawai yang bekerja pada PT. PTI. Status pernikahan dibagi menjadi Single  (S) dan Married(M), hal ini dapat menentukan dalam pembuatan keputusan untuk memberikan bonus atau tidak kepada pegawai. Berdasarkan decision tree yang telah kami buat, didapatkan kecenderungan bahwa pegawai yang sudah menikah lebih banyak yang mendapatkan bonus dibandingkan dengan pegawai yang belum menikah.

Hasil tersebut dapat disebabkan oleh beberapa pertimbangan yang dilakukan oleh divisi SDM, yaitu antara lain: pegawai yang berstatus telah menikah pasti membutuhkan penghasilan yang lebih banyak dibandingkan dengan yang belum menikah, karena pegawai yang telah menikah memiliki tanggung jawab yang lebih besar untuk menghidupi anggota keluarganya (anak dan suami/istri mereka), sedangkan pegawai yang belum menikah, tanggung jawabnya masih kepada diri dia sendiri saja, dan dirasa belum membutuhkan untuk mendapatkan bonus , maka dari itu divisi SDM cenderung untuk memberikan bonus kepada pegawai yang telah menikah.

·            Jenis Kelamin

Variable ini menunjukkan jenis kelamin dari para pegawai PT. PTI ini. Jenis kelamin dibagi menjadi Female (F) dan Male (M). variable ini berpengaruh terhadap keputusan pemberian bonus atau tidak kepada pegawai. Pegawai yang berjenis kelamin wanita memiliki kecenderungan lebih tinggi untuk dipilih dalam menerima bonus dari perusahaan. Hal ini dapat disebabkan oleh kebutuhan pribadi wanita yang lebih banyak daripada laki-laki, pegawai wanita dapat bekerja lebih rajin dan rapi daripada pegawai laki-laki, bagi wanita yang telah mempunyai anak dan tetap bekerja dengan baik berarti komitmen yang di punya terhadap pekerjaannya bcukup besar, dari alasan-alasan tersebut yang membuat wanita dirasa lebih membutuhkan pendapatan yang lebih berupa bonus.

·            Gaji

Variabel ini menunjukkan besar gaji yang didapatkan oleh para pegawai dari PT. PTI. Besar gaji kami bagi menjadi tiga kategori yaitu Rendah dengan range900.000-2.000.000 rupiah, Sedang dengan rangegaji 2.000.000-3.500.000 rupiah dan Besar dengan range 3.500.000-6.500.000. Besar gaji yang didapatkan oleh para pegawai mempengarui keputusan untuk pemberian bonus. Pegawai dengan gaji rendah cenderung dipilih sebagai penerima bonus dibandingkan dengan pegawai dengan gaji yang tinggi, karena pegawai dengan gaji yang rendah dinilai lebih membutuhkan tambahan penghasilan karena gajinya yang rendah tersebut, sedangkan pegawai yang gajinya lebih besar dirasa lebih tercukupi untuk memenuhi kebutuhannya.

·            Usia

Variabel ini menunjukkan usia dari para pekerja di PT. PTI. Usia dari para pegawai ini kami bagi menjadi tiga kategori yaitu usia muda dengan range 19-25 tahun, usia sedang dengan range 26-35 tahun, dan usia tua dengan range26-46 tahun. Usia pegawai merupakan salah satu faktor untuk membuat keputusan mengenai pemberian bonus. Pegawai dengan usia yang tua memiliki probabilitas yang lebih besar untuk mendapatkan bonus dibandingkan pegawai dengan usia sedang atau muda. Pegawai yang berusia tua biasanya telah memiliki keluarga sehingga mereka memiliki tanggung jawab yang lebih besar untuk menghidupi anggota keluarganya, selain itu makin tua seseorang maka dibutuhkan perawatan kesehatan yang lebih daripada orang yang lebih muda, seperti kebutuhan obat-obatan dan lainnya, maka dari itu pegawai yang berusia tua lebih cenderung mendapatkan bonus dari perusahaan.