Project Preparation ERP (Study Kasus Rumah Sakit)
1. Project Preparation
Rumah Sakit Dr. Hasan Sadikin Bandung menyadari akan pentingnya penerapan ERP sebagai sarana integrasi data yang dapat meningkatkan pelayanan rumah sakit tersebut dimasa depan. Rumah Sakit memerlukan konektifitas data yang intensif karena aliran informasi menjadi amat vital dan informasi tersebut menjadi tidak bernilai jika terlambat untuk disampaikan pada waktunya. Manajemen menyadari bahwa seperti halnya perusahaan yang akan kehilangan kesempatan meraih penjualan, rumah sakit bukan lagi bicara kehilangan keuntungan tetapi lebih krusial lagi yaitu bersangkutan dengan kehilangan nyawa manusia.
Manajemen RSHS menginginkan focus dari ERP tersebut ialah untuk meningkatkan kualitas layanan kesehatan dan operational efficiency dengan mereduksi cost dan mengoptimalkan operasi-operasi proses yang ada. Penerapan ERP juga diharapkan dapat memaksimasi profit seiring dengan meningkatnya pelayanan kesehatan yang effisien. Effisiensi yang ingin dilakukan perusahaan dengan menerapkan ERP ini ialah Effisiensi dalam hal Supply Chain Managemen, Inventory Management, Patient Relationship Management, Human Resource, Finance dan Methode Transaksi Pembayaran. Manajemen percaya dengan mengoptimasi bisnis proses dan teknologi yang ada pada saat implementasi ERP dilakukan.
Struktur Organisasi Proyek
Langkah berikutnya dalam mempersiapkan project penerapan ERP ini, Manajemen RSHS membentuk sebuah organisasi project, tim yang terdiri dari internal RSHS dan eksternal perusahaan (dari pihak vendor yang dipilih dan konsultan proyek). Tim ini bertanggung jawab atas keberhasilan penerapan ERP di RSHS dan memiliki kemampuan dalam hal memanage semua resource yang dibutuhkan baik waktu, tenaga, dana dll.
Dari struktur organisasi yang dimiliki oleh RSHS, management RSHS mengambil anggota tim dari masing-masing direktorat inti yang berkaitan langsung dengan bisnis proses Rumah Sakit yaitu Direktorat Medik & Keperawatan, Direktorat Keuangan, Direktorat SDM & Pendidikan, Direktorat Umum & Operasional.
Berikut struktur organisasi proyek yang dibuat oleh manajemen RSHS untuk menangani proyek penerapan ERP ini:
Executive Kickoff Meeting
Setelah rancangan organisasi proyek penerapan ERP ini terbentuk, Manajemen RSHS melakukan pertemuan dengan calon anggota tim, meeting ini dimaksudkan untuk menyatukan gambaran keinginan perusahaan dalam penerapan ERP kepada semua anggota tim. Pada meeting tersebut juga dilakukan pengangkatan project director (ketua proyek). Kemudian ketua tim bersama dengan persetujuan dari pihak manajemen RSHS (Executif) melakukan perumusan modul-modul apa saja yang ingin diterapkan dan memang benar-benar dibutuhkan di RSHS. Rumusan ini tertuang dalam Technical Requirement. Hasil lain dari pertemuan ini ialah jadwal implementasi sementara, perhitungan sementara budget yang dibutuhkan dan sumber daya apa saja yang kemungkinan akan dibutuhkan. Jadwal, budget dan resource akan dibuat lebih detail pada blueprint phase.
Technical Requirement
Dalam melakukan implementasi ERP RSHS melakukan pendekatan strategi penerapan Best of Breed. Dengan pertimbangan RSHS menginginkan fungsionalitas user yang spesifik dan memilih modul terbaik dari tiap vendor. Untuk itu perusahaan memilih vendor Oracle dengan jenis software J.D Edwards. lebih mengedepankan aspek keluwesan (flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul aplikasi software di dalamnya dan dinilai sesuai dengan kondisi rumah sakit.
RSHS menginginkan sistem mampu untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan dengan spesifikasi sebagai berikut:
1. Modul Medis
Modul ini akan membantu dalam mencapai fungsi berikut:
a) Fokus pada pengobatan/pelayanan Prima dari sebuah Rumah Sakit terhadap Pasien
b) Menciptakan Pendaftaran Pasien dari kedua jenis IPD dan OPD dan memelihara catatan semua informasi pasien.
c) Penjadwalan pasien dan pemeliharaan data tersebut.
d) Penanganan keperluan Laboratorium tepat dari pembuatan permintaan Lab untuk Laporan Laboratorium.
e) Memelihara catatan yang diberikan oleh Resep Dokter kepada Pasien.
f) Standarisasi perlakuan penyakit dan pengobatan (ICD-10 / ICD-10-PCS).
g) Sistem pencatatan Klinis Pasien yang 100% paperless (tanpa kertas)
h) Konfigurasi yang sangat mudah untuk menyimpan catatan Informasi Rumah Sakit.
i) Manajemen Keuangan Rumah Sakit.
j) Stok Obat, Manajemen Gudang dan Penyaluran.
k) Pembuatan berbagai jenis laporan seperti Lab / Laporan patologis, Laporan Pasien.
l) Pembuatan Kartu Pendaftaran Pasien.
m) Dibuat berdasarkan standar Manajemen Industri.
2. Modul Penjualan.
Modul ini memenuhi semua kebutuhan Penjualan Rumah Sakit dan Farmasi.
3. Modul Pembelian.
Modul ini memenuhi semua kebutuhan Pembelian di Rumah Sakit dan Farmasi.
4. Modul Gudang.
Modul ini membantu dalam mengelola Persediaan dari Rumah Sakit dan Farmasi.
5. Modul Akuntansi.
Modul ini membantu dalam pengelolaan semua Kebutuhan Keuangan Rumah Sakit.
6. Modul Sumber Daya Manusia.
Modul ini membantu dalam pengelolaan Tenaga Kerja dan Penggajian di Rumah Sakit.
7. Modul Administrasi.
Modul ini membantu dalam pembuatan pengguna yang berbeda dan memberikan mereka hak akses sesuai dengan kebutuhan Rumah Sakit.
8. Modul Manajemen Dokumen.
Modul ini membantu dalam penataan dokumen dari direktori dan tempat yang berbeda-beda dari Rumah Sakit.
9. Modul Point of Sale (POS).
Modul ini membantu dalam pengelolaan apotek/toko/kantin/restoran dari Rumah Sakit.
10. Modul Patient Relationship Management
Modul ini membantu dalam memanage kepuasan konsumen RSHS.
No comments:
Post a Comment